Front-офис & back-офис — две стороны одного бизнеса

Рабочее пространство любого современного офиса обычно делится на две зоны. Одна зона — это лицо компании, по которому клиенты могут судить о ее солидности и надежности. Другая же — это типичная кухня компании, куда доступ посторонних нежелателен. На рынке офисной недвижимости уже давно первую зону называют front-офисом, а вторую — back-офисом.

Главное — удобство клиента

Разумеется, наличие и соотношение этих двух типов помещений зависит от профиля фирмы. Кроме того, сетевая компания, ориентированная на большой клиентский трафик, может иметь множество небольших "полевых" офисов, один имиджевый головной офис высокого уровня и отдельное помещение классом пониже, где работают управленческий персонал, сотрудники call-центров, бухгалтерия и где находится информационная начинка компании.

Для sale-компаний гораздо важнее иметь большую площадь front-офиса, чтобы разместить и показать как можно большее количество образцов товара. Это актуально и для всевозможных магазинов и салонов, где торговый зал с находящимися в нем консультантами выступает в роли front-офиса. Для банков и страховых компаний соотношение площадей front-офиса и back-офиса другое: площадь первого, как правило, значительно меньше площади второго. В таких компаниях все делается на благо и для комфорта клиентов, а удобство рабочего пространства для персонала не является приоритетом.

По мнению Сергея Храмова, директора по развитию компании 4Rent Estate, "в большинстве случаев, front- и back-офисы находятся в разных зданиях, но back-офис должен быть недалеко от центрального. В back-офис обычно переносят бухгалтерию или IT-департамент, а иногда всю структуру. Во front-офисе остаются только большая переговорная и кабинеты руководства". Часто это происходит по той простой причине, что компания развивается, набирает новый персонал, а места для расширения в имеющемся офисе или офисном здании уже нет.

Кому — престиж, кому — демократизм

В идеале front-офис серьезной компании должен находиться в здании класса А. У некоторых компаний — это особняк с огороженной территорией, позволяющий сохранять конфиденциальность переговоров и клиентов. Он обязательно должен быть расположен в центре. Но компании, как известно, бывают разные, а следовательно, у кого-то front-офис может быть и в здании класса В, если back-офис находится где-нибудь в С-классе, в жилых домах или вообще за чертой Москвы. Все зависит от специфики бизнеса и клиентов. Понятно что, например, у какой-нибудь туристической компании front-офис в шикарном здании А-класса может только отпугнуть клиентов, которые прекрасно понимают, что доля стоимости этого великолепия обязательно скажется и на цене предлагаемых им услуг.

Back-офисы в различных компаниях достаточно однотипны. Это помещения, как правило, кабинетного типа, объединенные по родам деятельности различных подразделений. При свободной же планировке (так называемый open space) возможен и вариант отделения одного подразделения от другого временными перегородками. Это условное зонирование позволяет более эффективно использовать имеющуюся площадь и делает кабинеты мобильными, что помогает экономить время в случае изменения структуры компании или штатного расписания.

Что касается отделки front-офисов, то здесь стандарты офисов А-класса влекут за собой применение соответствующих материалов. Если речь идет о сетевых или многофилиальных компаниях, то в интерьерах front-офисов часто встречаются узнаваемые брендовые знаки: полы и стены фирменных цветов, операционные стойки, выполненные по одному и тому же образцу, одинаковые перегородки и светильники.

Разъезд как средство оптимизации

Основными мотивами при создании back-офисов являются ценовые соображения и вопросы безопасности бизнеса. Цены на московском рынке офисной недвижимости, как известно, неуклонно растут (особенно в центре), и этот фактор становится существенным даже для очень именитых компаний. Очевидно, что если на лицо компании денег обычно не жалеют, то различные вспомогательные службы вполне можно разместить и на площадях классом, а значит и ценой пониже. Но, по словам С. Храмова, "ценовой фактор не всегда является главным. Бывает и так, что это становится необходимостью, так как нет возможности найти новые площади в здании такого же класса. В этом случае back-офис в здании низшего класса рассматривается как временный".

Некоторые руководители не без оснований считают, что класс помещения back-офиса не имеет такого значения, как близость к метро, к крупным транспортным магистралям, как возможность без проблем припарковать машину или разместить рекламу на стене или крыше здания. С точки зрения безопасности помещения back-офиса скрываются от глаз посторонних и предназначены исключительно для внутренней работы компании. Помимо этого, у любой компании имеется ряд помещений, куда доступ должен быть ограничен и для сотрудников самой компании.

Звенья одной цепи

Иногда back-офис может находиться достаточно далеко от front-офиса, и тогда встает вопрос об организации связи между ними. Некоторые компании в этом случае идут на то, чтобы проводить видео-конференции. Но в большинстве случаев, лучше отдаленно располагать самостоятельные структуры компании, например, тот же IT-департамент. Связь между различными офисами одной и той же компании устанавливается через оптоволокно. Все они должны иметь доступ к центральному компьютеру, что существенно облегчает их работу: например, в случае изменения образцов стандартных договоров сотрудники удаленных подразделений получают новые бланки в режиме on-line. Естественно, в этом случае компания должна обратить особое внимание на системы контроля секретности передачи данных и уровня доступа сотрудников.

По оценке С. Храмова, "back-офисы, территориально отделенные от front-офисов, сейчас имеют примерно 70% компаний". Но есть и другое понимание понятий front-офис и back-офис. Иногда front-офисом считают то пространство единого офисного помещения, куда пускают клиентов. Некоторые компании вообще ограничивают пространство front-офиса одной лишь переговорной комнатой. Это обусловливается размерами компании и видом ее деятельности. Например, так нередко поступают юридические конторы и рекламные агентства, в которых работает по 5-7 человек.

А в небольшом архитектурном бюро это даже удобно: рабочие места архитекторов и место переговоров с клиентами располагаются в одном помещении, и всегда можно, работая вместе с клиентом, что-то оперативно исправить в дизайн-проекте.

Дата публикации: 15:02 10 августа 2006

Источник: bpn.ru