Проблемы выбора эксплуатирующей компании

Собственники коммерческой недвижимости на этапах проектирования и строительства своих объектов все чаще сталкиваются с проблемой выбора эксплуатирующей компании. Чтобы не выбрать «кота в мешке», инвестору необходимо самостоятельно провести тендер среди эксплуатирующих фирм, или воспользоваться для этого услугами профессионалов.

Личности оставим в стороне

Поскольку эксплуатация недвижимости становится популярным направлением бизнеса, услуги в этой области оказывают все большее количество фирм. Чтобы получить действительно качественные и профессиональные услуги, собственнику необходимо серьезно подойти к выбору эксплуатирующей организации. Часто, принимая решение об аутсорсинге (или иначе – заказе «на стороне») услуг эксплуатации, заказчики выбирают компанию, с которой будут сотрудничать, не по качеству оказания услуг, а по другим критериям. Даже если собственник проводит тендер или конкурс, как правило, решающими факторами являются дизайн, стилистика и толщина коммерческого предложения конкурсантов. Часто собственник делает выбор в пользу эксплуатирующей компании только потому, что ее руководитель показался ему более обаятельным. Иногда решающую роль в выборе играет некий «образцово-показательный» объект, которые в качестве козыря держат компании, занимающиеся эксплуатацией коммерческой недвижимости. Во всех перечисленных случаях заказчику кажется, что он выбрал самое лучшее. При этом он забывает, что эксплуатация недвижимости – это не буклеты и не приятные люди. Это профессиональная деятельность, которая оценивается множеством критериев. Правильный выбор эксплуатирующей компании позволит собственнику в будущем значительно сэкономить на эксплуатации здания, но для сравнения претендентов ему необходимо самому разработать техническое задание на эксплуатацию, условия конкурсной документации и ценообразования. Иными словами, собственник должен определить критерии сравнения, чтобы не сравнивать «килограммы» с «метрами» или «литрами».

Бывает, что заказчику нелегко самостоятельно справиться с такой задачей, и тогда ему на помощь приходят профессионалы. Управляющая компания «Бекар» даже разработала специальный пакет услуг – «Тендер», предназначение которого - помочь собственнику создать тендерную документацию к конкурсу на предоставление услуг по эксплуатации и техническому обслуживанию объекта.

Тендерная документация

По мнению директора по эксплуатации управляющей компании «Бекар» Евгения Якушина, тендерная документация должна состоять из множества документов. Сюда обязательно должны входить описание объекта недвижимости, его фотографии, оптимизированный генеральный план, описание всех будущих элементов здания (фундамента, несущих конструкций, перекрытий, перегородок, фасада, кровли) и описание прилегающей территории. Специальный документ должен содержать план оптимизированных планировок помещения. Также в пакет должны входить перечень инженерной инфраструктуры и оборудования с указанием фирм производителей, мощности и особенностей эксплуатации. Не менее важны экспликация площадей, отделочных материалов и интерьера. Обязательным условием для пакета документов является перечень услуг по эксплуатации – он поможет собственнику четко представлять, какие услуги может оказывать эксплуатирующая компания. Имея на руках такую бумагу, собственник никогда не поддастся обаянию руководителя, который оказывает только услуги клининга и проводит мониторинг технического состояния объекта, но, например, не занимается планированием эксплуатации и не составляет для нее бюджет. Важно, чтобы конкурсант представил документ, определяющий требования к качеству оказания услуг, чтобы впоследствии возможно было бы предъявить ему претензии в случае ненадлежащего обслуживания. Кроме того, тендерная документация должна включать перечень мероприятий по техническому обслуживанию здания, планово - предупредительному ремонту, регламентным работам и текущему ремонту объекта. Необходимо, чтобы участники тендера представили регламент оказания услуг по уборке помещений, общих площадей зданий и прилегающей к нему территории, а также собственный стандарт чистоты, потому что под «чистотой» на объекте собственник и конкурсант могут подразумевать совершенно разные понятия. Обязательно нужен документ, который бы определил границы эксплуатационной ответственности и перечень полномочий эксплуатационной компании, а также перечень договоров с инженерными ведомствами города, сервисными службами и субподрядчиками. Только после того, как конкурсанты предоставят этот перечень, собственник может заняться изучением типового договора на эксплуатацию, представленную участниками конкурса.

«Тест-драйв» эксплуатации

«Тем не менее, собственник даже после проведения тендера не всегда может быть уверен, что выбранная им эксплуатирующая организация обеспечит надлежащее качество работы, - отмечает Евгений Якушин. – Минимизировать риски собственника можно. Почему потенциальные покупатели могут сначала покататься на авто, и только потом его купить, а заказчики услуг вынуждены заключать долгосрочный договор, не имея представления, как работает выбранная им эксплуатационная компания? Например, УК «Бекар» готова предоставить своим клиентам своеобразный «тест-драйв» - месяц титульной эксплуатации объекта недвижимости бесплатно. Это позволит собственникам изучить услуги компании и качество их оказания, и убедиться в правильности своего решения»