Проверка офиса на прочность

Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью сменить офис. Но когда призрак переезда замаячит на горизонте, мало найти помещение большей площади. Нужно удостовериться в том, что оно идеально подойдет именно для вашей организации. Иными словами, советуем не поскупиться на предарендный анализ.

Выбор места

Предарендным анализом офисной и коммерческой недвижимости занимаются фирмы, специализирующиеся на разработке концепций функционального зонирования и организации эффективных рабочих пространств, а также крупные архитектурные бюро, в составе которых есть дизайн-подразделения.

«Предарендный анализ – это комплексное исследование помещения, которое компания планирует арендовать. Он позволяет определить, на какой площади и как оптимально разместятся сотрудники и все вспомогательные помещения», – поясняет Михаил Гец, вице-президент по стратегическому развитию компании Blackwood. «Принять решение о том, подходит вам офис или нет, основываясь только на количестве квадратных метров площади, практически невозможно, – поясняет Денис Черничкин, коммерческий директор Business Interiors (Haworth). – Даже при одинаковом метраже помещения могут серьезно отличаться друг от друга – их форма, внутренний шаг несущих колонн, расположение лифтовых шахт, эвакуационных выходов и стояков коммуникаций существенно влияют на организацию рабочего пространства, и все это лучше выяснить до переезда».

«Мы обращаем внимание не только на расположение коммуникаций, но и на их состояние. В Москве до сих пор встречаются здания, в которых состояние сетей оставляет желать лучшего. Отдельно стоит произвести оценку электрической мощности и возможность ее присоединения», – добавляет Анна Чудова, генеральный директор ООО «Архитектурное бюро АГ».

Второй важный фактор, который следует учесть до переезда, – это, конечно, то, как компания будет развиваться в будущем. Если в вашем нынешнем офисе все сотрудники сидят на головах друг у друга, недостаточно с комфортом рассадить их в новом помещении – нужно предусмотреть рабочие места для их будущих коллег. «На этапе предарендного анализа компания должна рассматривать варианты офисов с учетом количества будущих предполагаемых мест, – поясняет Денис Черничкин. – Конечно, порой спрогнозировать развитие бизнеса сложно, поэтому, создавая предварительные концепции зонирования для наших клиентов, мы всегда закладываем в них возможность трансформации пространства и увеличения числа рабочих мест».

«Известны примеры, когда неверно выбранное помещение сдерживало рост бизнеса, – отмечает директор департамента вторичного рынка компании «Инком-Недвижимость» Михаил Куликов. – Выбирая офис, необходимо учесть не только местоположение и пропускную способность помещения, но и заложить возможности для дальнейшего увеличения числа рабочих мест не в ущерб производительности. В противном случае можно столкнуться с необходимостью переезда, а это не только расходы на перемещение офиса, но и внеплановые траты на рекламу, хлопоты по организации процесса на новом месте и т. п.».

Как правило, меняя офис, компания хочет не просто получить прибавку квадратных метров, но и качественно улучшить рабочее пространство. Как этого добиться? Ответ специалистов таков: только тщательно проанализировав все ежедневные бизнес-процессы и оптимизировав их. Максимально эффективен тот офис, в котором сотрудники не тратят много времени на перемещения из одного отдела в другой. В частности, люди, ответственные за ведение переговоров, должны сидеть ближе всех к переговорным, а те, кто вынужден часто обращаться к архиву, – рядом с ним. Эти простые планировочные приемы экономят около 20 минут рабочего времени в день – за год целых две недели!

Переезд

Когда офис найден, а проект расстановки мебели выполнен и утвержден руководством, начинается собственно переезд. Есть как минимум два способа приручить это стихийное бедствие: собственноручно или силами профессиональных перевозчиков, то есть мувинговых компаний.

Первый способ привлекает своей кажущейся дешевизной, но в этом случае все сотрудники переезжающей организации на неопределенное время отключаются от своей профильной деятельности и бросаются «на хозяйство». Мувинговые компании хороши тем, что разрабатывают четкий план подготовки к перемещению, самого переезда и последующей распаковки. Здесь все как в армии – четко, слаженно и строго по инструкции. Специалисты в считанные часы разбирают мебель и технику, маркируют ее, упаковывают, грузят в специальные автофургоны и опломбируют их (номер пломбы указывается в накладной).

После того как весь офисный скарб доставлен на новый адрес, погрузчики так же оперативно собирают мебель и расставляют в соответствии с полученным планом размещения рабочих мест.

«Рецепт безболезненного переезда достаточно прост: вовремя доставленный упаковочный материал, достаточное количество грузчиков, наличие специального транспорта (фургоны, обитые мягкой тканью и оборудованные ремнями) и, конечно, жесткое соблюдение оговоренных сроков, – говорит Евгения Аржакова, менеджер компании ООО «Столичный переезд». – Для того чтобы перевезти 25 рабочих мест, нам требуется не более 10 часов, переезд офиса, в котором работает 200 человек, займет около 3 дней». Цена переезда – около 1000 руб. за рабочее место (в это понятие принято включать стол, компьютер, кресло, тумбочку и коробку с личными вещами). Кроме того, на конечной стоимости перемещения в новый офис скажется количество заказанного упаковочного материала и этажность здания (особенно, как вы понимаете, если в нем нет грузового лифта).

Дата публикации: 17:07 26 сентября 2007

Источник: bpn.ru