Деловой tet-a-tet

Деловые переговоры, пожалуй, самая ответственная и важная часть любого бизнеса. Иногда на результат может повлиять даже место, где они проходят. Поэтому сегодня развитию такого формата коммерческой недвижимости, как переговорные комнаты, уделяют много внимания. Если провести встречу в собственном офисе негде, бизнесмены обращаются к услугам компаний, предоставляющих такие помещения в аренду.

Аренда по ситуации

Выбор арендатором помещения для деловой встречи зависит в первую очередь от ее масштабов. Для небольшого круга лиц вполне подойдет переговорная комната в собственном офисе, где обычно проводят семинары или учебные тренинги. Но здесь есть свои нюансы. Например, число участников программы может оказаться больше обычного, и тогда разместить всех на имеющейся площадке будет сложно. К тому же такие мероприятия, как правило, продолжаются целый день, поэтому целесообразнее их проводить вне офиса, чтобы не мешать работе других сотрудников. В таком случае для конференций, семинаров и встреч выбирают конференц-зал в гостинице, что часто практикуют большие компании.

Но бывает и так, что «переговорка» в собственном офисе игнорируется, а предпочтение отдают арендуемому помещению. «Это актуально в той ситуации, когда ни одна из заинтересованных сторон не готова или же не хочет по разным причинам проводить встречу ни у себя, ни в офисе партнера, — говорит Ирина Жарова-Райт, президент инвестиционной группы SESEGAR. — Выбор, как правило, делается в пользу нейтральной территории. Из соображений полной конфиденциальности исключаются переговорные зоны в ресторанах и клубах. Также необходимо принять во внимание, что для соблюдения максимальной приватности сторон-участниц предпочтение отдают помещениям, расположенным в здании, оборудованном подземным паркингом».

Еще один повод для того, чтобы провести беседу в арендуемой переговорной комнате, — это встреча с журналистами. Традиционно пресс-конференции организуют в гостиницах. В качестве альтернативы можно рассматривать рестораны, клубы и кинозалы. Но в таком случае необходимо позаботиться об обеспечении технической части, то есть нужно заказать мультимедийный проектор и экран, систему звуко-усиления, оборудование для синхронного перевода и т. д.

«Как правило, — говорит Андрей Бушин, генеральный директор компании «МИЭЛЬ — Коммерческая недвижимость», — арендаторами переговорных комнат в основном выступают небольшие компании, которым нецелесообразно расширять собственные площади для их обустройства. Хотя зачастую все зависит от бизнеса организации: порой даже крупные фирмы, деятельность которых не предполагает проведения таких мероприятий, могут воспользоваться услугами сторонних фирм. Но, на мой взгляд, небольшое помещение для этих целей все же следует оборудовать на своих площадях». Правда, для некоторых компаний это экономически невыгодно. Аренда переговорной комнаты обойдется гораздо дешевле, нежели содержание собственной.

Разговор по счетам

Одним словом, арендаторы действуют по ситуации и выбирают подходящий для каждого отдельного случая формат. Один из таких вариантов — зал для конференций в гостинице. Чем выше «звездность» отеля, тем большее количество помещений администрация готова сдать в бизнес-аренду и тем шире спектр предоставляемых услуг. «Преимущество гостиниц перед бизнес-центрами очевидно, когда необходимо разместить региональных или иностранных гостей — участников конференций», — говорит Алла Глазкова, руководитель направления по работе с клиентами департамента коммерческой недвижимости компании Blackwood.

В то же время и у бизнес-центров есть свои плюсы, которые позволяют клиенту сделать выбор в их пользу. «Размещение переговорных комнат в них удобно и выгодно как для арендаторов, так и для собственников: первые получают возможность сэкономить на покупке (аренде) отдельного помещения для проведения переговоров и организации встреч, вторые помимо финансовой прибыли получают конкурентное преимущество», — поясняет А. Глазкова.

В настоящее время сдачей в аренду переговорных комнат занимается компания Regus. В Москве она представлена в пяти бизнес-центрах класса А: «Капитал Плаза», «Башня на набережной», «Аврора Бизнес-Парк», «Смоленский Пассаж» и Citydel.

Обслуживанием занимается управляющая компания бизнес-центра. Кроме того, помещения для организации встреч и залы для совещаний находятся в деловом комплексе «Федерация». Их управлением будет заниматься гостиничный оператор Hyatt International. Владельцы и арендаторы площадей комплекса смогут пользоваться переговорными по мере необходимости, предварительно бронируя их на определенное время. А вот внешние клиенты должны снимать помещение минимум на полдня. Следует отметить, что эта услуга платная для всех.

Что касается арендных ставок, то они зависят от класса бизнес-центра или гостиницы, площади помещения, наличия специального оборудования, а также от времени проведения переговоров. В бизнес–центре переговорная комната в среднем сдается за 170 долл./час. Кстати, при аренде зала на полдня управляющая компания предоставляет скидки. Для сравнения: помещение в гостинице стоит порядка 230 долл./час. Однако следует учесть, что цена одинаковых по размерам площадей в разных гостиницах будет существенно отличаться. Метраж переговорных комнат колеблется в диапазоне от 10 до 40 кв. м, залов для совещаний — от 50 до 200 кв. м.

От карандаша до плазмы

Понятно, что на стоимость аренды влияют такие факторы, как степень технической оснащенности переговорных комнат и залов для совещаний, дизайн интерьера, месторасположение отеля или делового центра. «Формально, с точки зрения функций и условий использования, различий между переговорными комнатами и залами для совещаний нет — в принятой у отельеров терминологии это все meeting-rooms, — говорит Ара Арамян, вице-президент корпорации MIRAX GROUP. — Но в рабочем порядке под переговорными комнатами понимают, как правило, небольшие кабинеты с минимумом оснащения (телефон, ручки, карандаши, бумага), а под залом для совещаний и конференц-залом — большие помещения, оборудованные компьютерами, экранами для презентаций, микрофонами и т. д. Но это очень условное деление. Где проводить мероприятие, зависит от финансовых возможностей арендатора, степени формальности встречи и т. д.».

Оформление переговорных комнат зависит от общей концепции здания. Все должно быть выдержано в едином стиле. «Можно выделить три варианта: корпоративный, закрытый и общий, — поясняет И. Жарова-Райт. — Каждый из них определяется родом деятельности компании. Корпоративная переговорная служит для внутреннего использования, обстановка в ней меняется в зависимости от мероприятия. Закрытая — предназначена для руководства и особо важных гостей. Особой популярностью в таких случаях пользуются переговорные, выполненные в антикварном стиле. С точки зрения клиентуры это создает правильное настроение, привносит ощущение стабильности и солидности. Общая переговорная, или open space, подразумевает универсальный подход. Она становится центром коллективного доступа к информации».

Основные требования, предъявляемые к оборудованию таких помещений, — это наличие плазменных экранов, компьютеров, конференц-связи, звукового сопровождения, разнообразных систем автоматизации. Комната для совещаний, как правило, обеспечена более сложной техникой. В ней есть проекторы, моторизованные экраны, телекоммуникационные системы на рабочих местах, встроенные мониторы либо разъемы для подключения ноутбуков.

Кроме того, для специалиста, который обеспечивает техническую часть презентации, выделено специальное место. В залах для совещаний, как правило, много посадочных мест для приглашенных, трибуна и отдельная зона для размещения руководства, в то время как в переговорных комнатах — в основном круглый стол.

«Если компания все-таки решила оборудовать переговорную комнату в своем офисе, то желательно в оформлении использовать спокойные, пастельные тона, — говорит Андрей Бушин, — а также дополнить интерьер необходимой мебелью для размещения информационных материалов — тумбы, подставки, книжные шкафы и т. д.». Также в декор, по словам специалиста, можно включить дополнительные элементы (жалюзи, шторы, растения) для создания благоприятной атмосферы, но сохраняя общий стиль.

Техническим оснащением и уборкой в арендуемых помещениях обычно занимается управляющая компания. Эти услуги, как правило, включены в стоимость, так же как и дополнительный сервис, например приготовление чая или кофе. При необходимости за дополнительную плату можно взять напрокат оборудование (компьютеры, факс), воспользоваться видеосвязью, Интернетом, услугами секретаря, переводчика.

Сегодня объем предложений в данном сегменте рынка постоянно растет, поэтому и требования к качеству предоставляемых услуг становятся жестче. Специалисты отмечают, что это особенно актуально для компаний, которые редко проводят переговоры или вынуждены создавать особые условия для их участников. Для некоторых tet-a-tet с партнерами — мероприятие статусное, поэтому неудивительно, что услуги по аренде переговорных комнат получают все большее распространение.

Дата публикации: 11:23 04 июля 2008

Источник: bpn.ru