Безопасность объекта коммерческой недвижимости

Безопасность объектов коммерческой собственности – тема, актуальная как для собственников, так и для арендаторов бизнес-центров и объектов торговой недвижимости. Специалисты «Бекара» делятся наработанным опытом в области организации контрольно-пропускного режима на объекте.

Взаимодействие с техническими службами

«Контрольно-пропускная служба должна проводить профилактику возможных внештатных ситуаций на объекте и по возможности предотвращать их, -утверждает руководитель службы администраторов УК «Бекар» Андрей Семенов. – Также в задачи службы входит оперативная ликвидация последствий пожаров, стихийных бедствий и аварий тепло- и водоснабжения, вентиляции, канализации, электроснабжения и др. Для оперативных действий в этих внештатных ситуациях нужно наладить тесное взаимодействие технических служб и контрольно-пропускного подразделения».

Как это сделать? Специалисты УК «Бекар» предлагают подготовить необходимые инструкции для работы контрольно-пропускной службы и для технических подразделений при возникновении внештатной ситуации. Кроме того, желательно организовать круглосуточное дежурство сантехников и электриков, что в случае аварии они могли в любое время дня и ночи подъехать на объект и ликвидировать аварийную ситуацию. Лучше всего не скупиться на обеспечение технического персонала мобильной связью – в подобных случаях наличие мобильного телефона бывает просто необходимо. Также при, например, штормовом предупреждении (а для Петербурга это не редкость) надо обеспечить совместные обходы сотрудников технических служб и администраторов объектов. Те же самые действия нужно предпринять при объявлении грозы, наводнения и других стихийных бедствий.

«В октябре 2004 года на одном из объектов УК «Бекар» в помещении, занимаемом одним из администраторов, начался пожар, - рассказывает Андрей Семенов. - Если бы не слаженные действия администратора УК «Бекар» и дежурного сантехника, последствия были бы более серьезными. Сотрудники залили помещение гидрантом. Пожарные, когда окончательно локализовали очаг возгорания, не удержались от похвалы в адрес работников».

Взаимодействие с клининговой службой

Не менее важно для контрольно-пропускной службы постоянное сотрудничество с клининговой службой. Для того, чтобы оптимизировать взаимодействие этих структур, УК «Бекар» обеспечивает ведение так называемой «Рабочей книги» на посту администратора. В ней отражаются все выявленные в течение суток недостатки на объекте – сломанный замок, неработающий лифт и т.д. Недостатки могут отражаться любыми должностными лицами – руководством, сотрудниками службы, арендаторами и т.д. Кроме того, немаловажно, чтобы на объекте проходил ежемесячный осмотр с участием службы клининга, администраторов, технических служб и т.д. Также на посту администратора необходимо организовать прием заявок от арендаторов на необходимый текущий ремонт в их офисах, и контролировать их исполнение.

Такая система взаимодействия позволила однажды оперативно решить проблемы с протечкой в отсутствие арендаторов. Сначала сотрудники службы провели необходимые работы, а затем был выставлен счет арендатору.

Взаимодействие с блоком управления

Напомним, что за каждым объектом, находящимся в управлении, закреплен его управляющий. Контрольно-пропускная служба также обязана взаимодействовать с управляющим. Необходимы подготовка и внедрение контрольно-пропускного, внутриобъектового и противопожарного режима в бизнес-центре и на автостоянках. Управляющий и служба совместно должны контролировать процесс заезда/выезда арендаторов из здания, а также следить за поддержанием необходимого уровня порядка и сервиса на объекте недвижимости (в частности, постоянно фиксировать в «Рабочей книге» на посту администраторов выявленные недостатки).

Самый лучший способ взаимодействия, по словам Андрея Семенова, - это прямое подчинение работающих на посту администраторов начальнику контрольно-пропускной службы, и одновременно оперативное подчинение управляющему. Например, администратор вправе указать клиниговой службе о наличии загрязнения или о других неполадках, которые эта служба обязана устранить.

Взаимодействие с арендаторами

Как правило, все возникающие вопросы с арендаторами, решает управляющий объектом. Исключения составляют случаи, когда контрольно-пропускная служба может напрямую оказать помощь арендаторам, используя имеющиеся у нее арсенал технических средств охраны. Необходимость может возникнуть, при обнаружении факта воровства в БЦ, а также для удаления с объекта нежелательного посетителя, или в случае ДТП на автостоянке центра. Кроме того, взаимодействие с арендаторами возникает, когда последние оставляют заявки в «Рабочей книге».

В качестве примера специалисты «Бекара» вспоминают историю об арендаторах, которые при выезде из бизнес-центра пожелали вывезти с собой … дверь. Как известно, это конструктивный элемент здания, который без разрешения управляющего вывозить нельзя. На посту администратора арендаторы были оставлены, пока проблему не разрешил управляющий БЦ. Вообще, при въезде и выезде арендаторов на посту всегда должен лежать список вывозимых вещей за подписью управляющего. Все, что туда не входит, выносить запрещено.

Взаимодействие с правоохранительными органами и МЧС

Основная цель этого взаимодействия - предотвратить возможные правонарушения на объекте, а также обеспечить согласованнее действия при ликвидации происшествия, задержании правонарушителей и т.д. Как правило, все действия службы, определяющие алгоритм оповещения и совместных действий с МЧС и правоохранительными органами в чрезвычайной ситуации. Кроме того, ежегодно служба участвует в совместных с проверках объекта с органом вневедомственной охраны и раз в полгода – с противопожарной службой МЧС.

По опыту специалистов «Бекара» грамотные совместные действия не раз выручали арендаторов и гостей в бизнес-центра. В практике «Бекара» был случай, когда посетитель одного из арендаторов, попав на территорию здания, прихватил из офиса некоторые ценные вещи. Благодаря взаимодействию администратора и вневедомственной охраны вора удалось вычислить и объявить в розыск.

Справка:

Контрольно-пропускная служба группы компаний «Бекар» обслуживает шесть бизнес-центров, включая парковки. Общая площадь обслуживаемой территории составляет 31 544 кв.м. Все объекты обеспечены необходимыми техническими средствами охраны (охранно-пожарная сигнализация, системы видеонаблюдения, системы контроля доступа, а также радиосвязь). Контрольно-пропускной режим в бизнес-центрах действует круглосуточно, объекты снабжены кнопкой тревожной сигнализации с выводом на отдел вневедомственной охраны при УВД Петербурга. Служба общей численностью около 50 человек состоит из начальника, заместителя, старших администраторов и администраторов на объектах. Сотрудники подразделения - в основном, действующие сотрудники правоохранительных органов, слушатели военных Академий, а также студенты последних курсов ВУЗов. С 2003 года в дневное время на объектах работает ресепшн-администратор - девушка с приятной внешностью, которая встречает гостей бизнес-центра и регистрирует заявки от арендаторов. Все сотрудники контрольно-пропускной службы обеспечены форменной одеждой с логотипом компании.

Дата публикации: 17:51 25 августа 2005

Источник: bpn.ru