10 советов арендатору офиса

Наверное, не стоит доказывать особо высокую важность офисного помещения для бизнеса: офис – это место, где сотрудники компании проводят почти треть своей жизни и к его выбору нужно относиться с той же серьезностью, к какой относятся люди при выборе места для жилья. Подчас напрямую от офиса зависит успешность всего бизнеса компании (это относится, в первую очередь, к компаниям с большим потоком «внешних» посетителей – риэлтерских, нотариальных и т.п.). В конце концов, офис – это самая важная визитная карточка для фирмы, именно по офису судят о благосостоянии, успешности, положению на рынке, возможностям и перспективам компании. Поэтому, удачный офис – это, прежде всего, правильный выбор офисного помещения, а для того, чтобы правильно подобрать помещение необходимо оценить свои требования к желаемому помещению.

Выбор

Для начала необходимо определить площадь предполагаемого офиса – исходя из количества сотрудников и посетителей. Точное количество определяется строго индивидуально (вдруг начальник захочет себе обязательно 30 метровый кабинет? Этот момент также нужно учесть), но минимальная, эмпирически подсчитанная, площадь – это что-то около 6 квадратных метров на человека, при меньшем размере офиса не избежать давки и дискомфорта у сотрудников и посетителей.Второй по значимости вопрос – это местоположение. Причем, особую роль играет вопрос, как территориального расположения и транспортной доступности, так и выбора части здания, где будет находиться офис. Очевидно, что чем центральнее находится офис, тем более удобно к нему добираться как сотрудникам, так и посетителям, но удобство стоит отдельных денег и нужно твердо для себя решить, готова ли компания к этим расходам, стоит ли комфорт и имидж разницы в цене (подчас, различия в стоимости достигают нескольких десятков процентов). Другая сторона медали – транспортная доступность: в центре компания столкнется с практически круглосуточными пробками и большими потоками людей, не всегда способствующих процветанию бизнеса.

Важно принять также решение о расположении офиса внутри здания: первые этажи более дороги (разве что в бизнес-центрах ситуация иногда иная), но клиентам намного проще будет добираться до такого офиса. Вместе с тем, не для каждой компании подойдет формат «первого этажа»: там обычно довольно много случайных людей, которые могут в некоторых ситуациях нарушить покой. Традиционно также считается, что чем выше офис – тем более серьезная и богатая фирма располагается в нем (правило это пришло к нам из США, страны небоскребов, хотя в последнее время в связи с массовой застройкой столицы прижилось и у нас). Особенной популярностью пользуются самые верхние этажи высотных зданий (все-таки пока в Москве практически нет зданий, которые можно было бы назвать настоящими небоскребами) – там чаще всего располагаются кабинеты топ-менеджеров, которые любят смотреть на мир «с высоты занимаемого положения».Третий по порядку (по значимости он, довольно часто стоит, правда, на первом месте) вопрос – вопрос цены. Цена аренды квадратного метра в качественных офисных центрах класса «А» уже вплотную подошла к 700 долларам в год без НДС и коммунальных платежей (в отдельных случаях – выше, причем на порядок: уникальное местоположение позволяет владельцам поднимать арендную плату до заоблачных высот), офисы менее высокого класса стоят дешевле, но и качество здания и площадей арендатор получает сравнительно более низкое. В любом случае, потенциальный арендатор должен иметь на руках твердый бюджет на аренду предполагаемого офиса, либо максимально узкий разброс устраивающих его цен. На практике это довольно сложно сделать, особенно в небольших компаниях, первый раз снимающих офис: количество предложений довольно велико (если, конечно, не предъявляются особые требования) и иногда нелегко решить, что же лучше – офис на первом этаже около метро в центре, или на третьем этаже офисного комплекса в другой части города, но на 20% дешевле, или на 10% дешевле, но на третьем этаже и подальше от метро... Такие метания ни к чему хорошему не приводят и надо заранее четко обозначить границы, в которых будут осуществляться поиски вариантов.

Особняком стоит выбор: что же лучше, аренда офиса в офисном центре, или в отдельном здании (а может быть, оптимальным решением является аренда особняка?). Офисный центр располагает отличной инфраструктурой, заточенной под ведение делопроизводства, подчас компаниям предлагаются даже мебель и оргтехника в аренду – это снижает издержки для небольших компаний (чего стоит только экономия на заработной плате для системного администратора, к примеру). В то же время, формат офисного центра предполагает, чаще всего, более высокую стоимость квадратного метра арендуемого помещения и более высокие коммунальные платежи. Также в офисных центрах, подчас, требуется заключать долгосрочные договора аренды – все эти факторы могут повлиять на выбор формата арендуемого помещения.

Отдельно следует решить вопрос, готовы ли вы к субаренде. На самом деле, вопрос этот возникает очень редко, особенно у компаний, которые снимают офис впервые. Дело в том, что договор субаренды необходимо регистрировать, и это может сделать арендатора и арендодателя заложниками «белых» платежей. Другим неудобством является неясные перспективы: в один прекрасный (скорее, все-таки, ужасный) момент владелец помещения может расторгнуть договор аренды и субарендатор окажется «на улице». Такой риск существенно понижает стоимость помещения и это нужно учитывать при сравнении вариантов. В том же случае, если помещение находится в госсобственности и его предлагает оформить в субаренду текущий арендатор, необходимо вообще проводить полную юридическую экспертизу договоров, а это стоит денег и требует времени.

От четкого формулирования выше обозначенных критериев зависит, в частности то, насколько быстро риэлтер найдет подходящий вариант и то, какое количество изначально неподходящих помещений придется посмотреть потенциальному арендатору.

Некоторые советы на этом этапе:

1. Особо рекомендуется наладить с первых переговоров хорошие партнерские взаимоотношения с владельцами помещения. От этого будет зависеть не только то, сколько арендатор продержится в помещении и сколько ему это будет стоить, но и возможное возникновение правовых рисков: все-таки прав у владельца помещения намного больше, чем у арендатора и любая конфликтная ситуация может обернуться в пользу собственнику. Учитывая, что Россия еще далеко не самая цивилизованная страна, хорошие отношения могут принести не только минимизацию рисков, но и дать поддержку в непростых ситуациях с местными органами самоуправления (а также различными проверяюще-разрешающими инстанциями). Этот совет, конечно же, не касается ситуации с арендой помещения в бизнес-центрах.

2. Поиски помещения лучше всего начинать намного раньше, чем в нем появится реальная необходимость. Несмотря на большой объем предложения на любой вкус, «лакомые» места уходят очень быстро и в некоторых случаях требуется проявить терпение, а время, как известно – деньги. Поэтому старайтесь сделать так, чтобы времени было максимально для выбора.

3. Обязательно должен быть выделен человек, который будет просматривать предлагаемые риэлтерами варианты. Не обязательно он должен быть наделен полномочиями заключать договор и вести переговоры, но он должен четко представлять требования к помещению. Естественно, в компании должны быть юристы, которые проведут экспертизу всех документов, за исключением специфических, которыми занимается обычно риэлтер.

4. При осмотре вариантов не стоит спешить и брать первый попавшийся, он вряд ли будет самым выгодным, зато при длительных поисках могут появиться очень «лакомые» предложения.

5. Каждый офис стоит своих денег, поэтому не стоит рассматривать варианты с откровенно демпинговыми ценами: в таких случаях, обычно, всплывают «скелеты в шкафу». Впрочем, чудеса иногда случаются, но это настолько редкие случаи, что говорить о них можно только в форме исключения. Арендовать (особенно в ЦАО) офис или помещение, пригодное под него у государства (или города) без пресловутого «административного ресурса» по низким государственным ценам практически нереально.

6. При взаимодействии с риэлтером необходимо соглашаться только на оплату услуг «по факту». Несмотря на то, что «кидалова» в стиле «информационных агентств» на рынке коммерческой недвижимости сравнительно мало (намного меньше, чем на рынке жилой недвижимости), надо быть готовым к тому, что такие предложения о сотрудничестве могут поступать – отсекать их нужно не раздумывая.

Заключение договора

Если поиски помещения и переговоры о стоимости увенчались успехом, и вы готовы к тому, чтобы его арендовать – необходимо начинать процедуру заключения договора аренды. Договор аренды между юридическими лицами обязательно должен быть заключен в письменной форме, а в отдельных случаях требуется и нотариальное заверение и государственная регистрация. Для того чтобы не стать «заложником» юридических казусов в неправильно составленном договоре необходимо провести консультацию с юристом (если нет собственных – пообщаться с ним можно в юридической консультации). Несколько простейших шагов, тем не менее, можно сделать самостоятельно.

Во-первых, желательно провести юридическую проверку всех документов на право собственности, которыми располагает владелец помещения (если сделку курирует риэлтер – то он обычно это делает сам). Поскольку основным правоустанавливающим документом на здание и помещение в нем является свидетельство о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, государственная регистрация прав на недвижимое имущество является единственным доказательством существования зарегистрированного права на недвижимое имущество. Чтобы быть уверенным не только в подлинности свидетельства о регистрации, но и заручиться гарантиями на отсутствие обременений на арендуемое помещение, желательно запросить у арендодателя (или получить самостоятельно) выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество, которая выдается учреждением по регистрации прав собственности.

Во-вторых, необходимо провести проверку компетенции лица, предполагаемого к подписи со стороны арендодателя на право заключать договора аренды. Основанием может быть решение собственников (обычно такими правами наделяется генеральный директор) или доверенность, выданная единоличным исполнительным органом компании (чаще всего это генеральный директор). В том случае, если подписавший договор, к примеру, исполнительный директор, не имел на это юридических оснований, договор может быть расторгнут в любой момент.

Далее следует решить довольно скользкий момент о сроке заключения договора. Дело в том, что для договоров аренды или субаренды, заключенных на срок менее 1 года не требуется государственная регистрация и часто для избежания нежелательной «засветки» факта сдачи в аренду, договора заключаются на 11 месяцев или 360 дней. С другой стороны, во многих московских контролирующих органах бытует мнение (подкрепленное различными нормативно-правовыми актами), что любой договор субаренды должен быть зарегистрирован. Учитывая, что вопрос этот принципиальный и многие собственники категорически не желают регистрировать правоотношения, его лучше решить заранее. В частности, необходимо договориться с собственниками о процедуре решении возможных проблем и компенсации в случае неудачи. Если государственная регистрация нужна, то договор аренды считается заключенным с момента государственной регистрации.

Желательно определиться со сроком проведения ремонта в помещении (частенько он не оплачивается) и сроками въезда – выезда из занимаемого помещения. Это лучше сделать в письменной форме, чтобы избежать кривотолков при разрыве договора.

Обязательно следует определить валюту договора – несмотря на то, что базовой в подавляющем большинстве случаев является доллар США, многие арендодатели настаивают на внесении положений, согласно которым при резких колебаниях курсов мировых валют, валюта расчета либо меняется, либо корректируется сумма платежа.

Также следует максимально полно описать процедуру возврата залога и причины, по которым этот залог может быть не возвращен.

Отдельно упоминания стоит распространенная процедура заключения двух договоров. Первый, содержащий «белую» сумму предъявляется в случае различного рода проверок, второй же, максимально полный и четко прописывающий все положения, возникает в случае возникновения разногласий между арендатором и арендодателем. Данная практика очень распространена, но постепенно многие компании стараются выйти из тени – это уменьшает долю таких договоров. Вместе с тем, нужно четко понимать, что арендная плата относится на операционные издержки и таким образом арендатор может минимизировать налоговые платежи – очевидно, что в случае с «черным налом» это сделать невозможно.

Учитывая, что и арендатор и арендодатель стараются провести максимально выгодную сделку, иногда принимаются положения, которые не закрепляют твердо сумму арендной платы на весь срок, а дают владельцу право скорректировать арендную плату в случае резких изменений на рынке. Несмотря на то, что выглядит это как ущемление прав арендатора, на самом деле это обычная ситуация: в том случае, если цены на коммерческую недвижимость резко вырастут, владелец не захочет остаться в накладе.

Описанные выше процедуры намного проще проводить в случае аренды помещения в офисном центре, да и владельцы их являются чаще всего профессионалами в области недвижимости: некоторые из шагов либо вообще не нужно делать, либо они максимально упрощены. Но и цена за такое удобство соответствующая.

Завершающим аккордом является передача помещения по передаточному акту, который подписывается представителями обеих сторон. Подписание сторонами указанного документа является доказательством надлежащего исполнения обязательства арендодателя по передаче, а арендатора по приему помещения.

Дата публикации: 10:46 19 июля 2005

Источник: bpn.ru